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亿方云重磅发布:一本CIO人手必备的《企业网盘选型白皮书》
发布时间:2017-03-03  来源:未知  作者:信息发布中心

编者按:本文作者亿方云CEO程远。曾服务于世界最大的企业云存储服务商Box并助力其胜利登陆纽交所。2013年回国创建亿方云,致力于为企业客户提供最专业的文件管理服务。目前,亿方云已取得顶级风投数千万美元融资,拥有包含龙湖地产、晶科能源、森马等大中型企业和团队用户超过80000家。程远先生根据多年资深的行业经验和对国内市场的理解,梳理和总结出《企业网盘选型白皮书》,希望对CIO选型有参考意义。

全面数字时代行将到来,在全面数字时代,企业所有的数据将会电子化,这些数字资产将成为企业未来坚持竞争力和健康发展至关重要的武器。辅助企业数据发生价值的大数据应用应运而生,随即成为目前所有企业最关注、最热点的范畴。

在从前的几年,我们谈到企业大数据,更多是探讨企业的结构化数据,也就是存在于数据库中的企业的生产数据、交易数据、销售数据等等,这些数据存储相对集中,比较轻易通过不同的数据应用提取对业务有帮助的分析价值。目前企业广泛还没有对另一类规模更大、价值更高的数据产生足够的关注,这些数据是以各种文档、图片、视频、音频文件为代表的非结构化数据。这类数据目前处于极度分散的状态,而他们往往承载的是企业贸易价值最高的知识/商业信息,这些数据的丧失、泄露或者无法访问共享都会给企业的信息保险、知识传承和业务效率带来极大的影响。美国奥斯特曼研究公司(Osterman Research)在2016年的一份白皮书报告中,对北美187位来自IT/HR领域的职员深入考察,剖析员工离任对企业信息平安的影响,详情请见下表:

 

亿方云对企业内容管理市场的理解

我们对企业内容管理市场新的认知并非空穴来风,是结合亿方云服务大客户的实际经验,从企业信息化建设的角度动身,严密围绕企业文件的管理、存储、共享等方面的需求,经过长期的探索和经验总结,才形成一个利于帮助企业的决策者进行企业内容管理产品的判断及选择办法的选型模式。

首先,我们需要先回想一下以往企业使用过的一些传统的文件存储系统,我们以为传统的文件管理方式分为以下三个阶段:

A. 以FTP、Windows网络存储为代表的企业文件管理1.0阶段;

B. 以传统文档管理系统、内容管理系统为代表的企业文件管理2.0阶段;

C. 以企业网盘为代表的企业文件管理3.0阶段。

接下来,通过上述三阶段的发展,我们可以梳理出企业需求的进化以及这些产品在详细使用过程中存在的问题及局限性。

企业文件管理1.0: FTP、Windows网络存储

企业使用场景:FTP、 网络存储可能是企业最早使用的文件集中存储形式了,它们能给企业供给的便是最根本的局域网内的文件集中存储、基于目录构造的访问以及简单共享。

产品局限性:这类系统的缺点也非常显著,很难进行外网访问尤其是移动访问,没有完整的权限系统,无法满足文件搜索、文件预览、文件同步问等核心企业需求,更没有文件安全和管理等高等功能,总体来说不能算是一个完整的企业级应用。

企业文件管理2.0:传统文档管理系统、内容管理系统

企业使用场景:作为一款真正的企业级应用,这类产品主要帮助解决企业在文件管理上的需求,企业使用的主要场景是对重要的成果性文件进行有序的归档和权限管理。这类产品通常是从企业管理者或者IT的需求进行设计,拥有比较完善的管理功能和权限系统。

产品局限性:固然可以比较有效的覆盖企业管理者的需求,但作为企业核心的文件存储系统,传统的文档管理系统最大的弊端在于往往在于太重管理,而疏忽了企业员工在系统易用性、便捷访问和共享上的需求。往往我们最后看到的结果是企业部署了一套文档管理系统,但因为系统复杂难用,员工会产生抗拒使用的心理,而持续使用很多个人级的产品好比邮件、QQ群共享、个人网盘等,这样一方面导致企业投资系统的闲置,但更为重要的是企业不能真正有效的将这些在日常工作过程中产生的含有名贵商业价值的文件进行汇聚、存储和安全保护。

企业文件管理3.0:企业网盘

企业使用场景:企业网盘是近几年一种新兴的企业文件存储方式,也是企业文件存储向云端进化的一个标记。应用企业网盘,用户可以便捷的进行随时随地的文件访问、搜索、查看及简略的共享,赞助企业尤其是团队比较疏散的企业有效晋升工作协同效率。

产品局限性:企业网盘虽然有不错的易用性,但它更多是满足企业在文件存储、访问和共享方面的基础需求, 而对于企业的高级需求例如文件协作、文件管理以及安全管控没有有效的覆盖,不是一款完整的企业级应用。

从这些不同代的企业文件管理产品我们分析出企业需求进化的门路:FTP帮助企业实现了文件的基本存储,文档管理系统重点针对企业的管理需求,而企业网盘主要解决的是企业文件访问以及共享的场景,但这三代产品都无法完整笼罩企业的全体需求,并且存在明显的弊端。随着企业在互联网时代越来越强调数据共享和办公协同,传统的文件管理系统已经无法跟上企业发展的脚步了。

传统的企业文件管理解决方案既然存在显明的弊病,那么新一代的企业文件管理产品(企业文件管理4.0阶段)该具备哪些特征来满足企业信息化建设中对内容管理的诉求?

新一代的企业文件管理产品

接下来我从产品画像、功能剖析、技术架构评估要点、部署方式四个维度进行深度剖析。

企业文件管理产品Mr.Right的产品画像

既然前几代的产品都不是企业的Mr. Right ,而企业的需求又产生了多样性的变化,那我们首先需要为相符企业未来的文件管理产品画一个像。然后在此基础长进行深刻的展开。

a) 同时满足企业管理者和员工的需求

企业管理者和员工对文件的需求是很不一样的,前几代产品往往只能满意其中一者,而这种比较决裂的需求知足要么导致员工不喜欢用或者用不起来,要么会引起企业文件管理不善,信息安全存在比较大的危险。所以未来的企业文件管理产品一定要能同时满意企业管理者和员工的需求,让两者之间找到一个很好的均衡和统一。对于企业管理者来说,这个系统要能帮助企业有效的汇聚、存储和管理所有的企业文件,实现知识的有效积聚和安全维护。同时它一定是非常简单和易用的,能成为员工日常进行随时随地的文件访问、共享以及协同的基础办公工具。

b) 一站式内容平台

之前每一代的企业级文件管理系统都只能满足企业的部分需求,企业因此而购置多套不同类型的系统显然是有问题的。首先这会导致系统和系统之间的信息孤岛,数据无法互通会导致企业的业务链条很难买通,而传统软件基础之上的二次开发又非常麻烦并且成本很高。再者这会导致企业无法对所有的文件数据进行统一标准的管理和安全保护。因此未来企业的文件管理系统的另一个画像特点就是:一站式内容平台。

之所以含有平台两个字,是因为企业这些多种多样的需求并非一个详细的产品设计可以满足的。OA里面需要调用文件发动审批,审批后的文档可能方便的归档; 研发文档库中需要方便的文件搜索和预览;而CRM系统中销售需要很方便对于不同客户项目标产品资料、PPT、合同进行随时随地的访问与共享……如果CIO们未来希望这些文件数据能进行统一存储和安全掌握,又同时可以满足这些不同业务系统的文件需求,未来的企业文件管理解决方案一定要具有PAAS化的能力。将例如文件存储,搜索,预览,编辑,权限这些基础文件能力以非常标准的API、SDK的形式开放出来,可以被非常方便的嵌入企业业务系统,而企业的员工既可以使用文件管理平台专有的APP进行文件访问和共享,同时也可以在其余业务系统中便利的使用(如下图所示)。

对标企业需求金字塔,企业决策者合理延伸需求

不同的企业对内容管理的需求水平不同,对企业的需求进行分层,并给出在每一层的一些代表性的功能,在此基本之上企业的决议者能够依据本人的个性化需求进行延伸。这是亿方云基于企业需求的懂得画出的企业在文件管理与共享上的需求金字塔。 

第一层:文件存储与传输

基本操作文件系统的设计好坏将是整个文件管理系统性能、可用性、扩大性的要害。

?第二层:文件访问与应用

移动办公需求越发刚需的今天,通过移动端直接对企业的文件进行便捷的拜访、预览、搜寻、编辑将成为文档管理产品的标配。

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第三层:文件共享与协作

流转的文件才干产生更大的价值,文件协作是高度行业化,场景化的。不同行业有着不同的文件协作的需求,基于此就会衍生出更多的文件协作功能。

第四层:管理与安全

文档是企业最具价值的数字资产,企业文档管理工具的安全性和管感性尤其重要。

充足的技巧评估,帮助实现高质量的产品选型

分析完功能层面,接下来我们谈谈企业在选择这类产品时的技术考量。文件管理将会是企业未来最基础、最核心的信息化组成部分,没有充分的技术评估,选错一个系统会导致大批的系统稳定性、性能以及安全问题,而当企业因为这些原因需要进行系统调换时,成本将会是非常高的。下面我们将会选取企业文件管理系统最重要的几个技术环节进行深度的解析。

公有云、混杂云和私有云,合理选择不同部署方式

过去的几年,企业云服务在中国倏地的崛起,得到了越来越多的企业认可。这源自云服务的一次性投入本钱低、无需部署、使用灵巧、产品易用性高、维护复杂度低等优点。但确切还存在许多企业因为对于数据安全和隐私性的担心依然偏向于私有云系统。纵观上文的描写,企业未来需要的文件管理系统已经不仅仅是一个简单的存储系统,而是一个能有丰盛文件访问、协作、管理、安全功能的企业级内容平台。这样的一套系统往往需要比较多的服务器和很有经验的运维人员进行支撑。接下来我们讲给不同类型的企业进行部署方式的推荐,让企业可以根据自己的需求公道的进行安排方式的选择。

首先我们先对不同的部署方式进行定义:

●私有云:将一整套完整的系统部署在企业的内网中,由企业IT部门全权维护的部署方式

●公有云:以云服务的方式洽购企业云服务商,不需要在企业内进行系统部署的方式

●混合云:介于私有云和公有云之间,允许企业选择把文件存储放在本地保障数据可控,但同时可以利用公有云平台的盘算和访问能力的混合型部署方式

按行业:以军工涉密企业和银行为代表的秘密性非常高,合规性要求很多的行业,这些企业一般因为合规和涉密要求基本无法考虑私有云以外的部署方式,而且往往他们都具有比较富余的预算和IT能力,在这种情形下目前来说私有云可能仍是比较适合的选择。以制造、零售、教导、工程、互联网等为代表的涉密性和合规性要求相对没有很高的行业,部署一套私有云是一种长期来看ROI很低而且会造成非常重的运维累赘,建议部署公有云或者混合云。

按企业规模:对于超过500人以上的企业来说,假如对数据可控性要求比较高,建议采用混合云的部署方式,当然同样也可以采取公有云的方式。最后的选项才是私有云。除非是涉密行业,绝大多数 500 人以下的企业没有必要也不应该自建一套文件管理系统,使用云服务是ROI更高,牢靠性更优的选择。

按IT能力:没有完整的IT团队以及数据中心,选择公有云无疑是最好甚至是唯一的选择,盲目自建一套系统很有可能企业未来无法能连续维护,建议部署公有云;具备一支比较小而精的IT团队,有一定数目(五台以上)的服务器和存储资源,混合云相对来说对IT的运维专业才能和服务器资源要求较低,可联合行业属性部署混合云或公有云;具备一支专业程度高,分工完整的IT团队,有中型以及大型IDC,团队具备搭建私有云的能力,但如没有特殊必要仍旧推荐公有云和混合云。

按使用场景:大型企业局域网内使用,大文件传输多,建议部署混合云,混合云在局域网内使用时传输速度和访问速度更快,因为存储在本地;移动使用场景多,团队散布全国甚至全世界,建议部署公有云,公有云在多地异地访问上有着非常突出的优势;业务团队需要快捷上线一个系统能完成便捷,高效的文档共享或项目协作,建议部署公有云,混合云或者私有云的部署方式都需要IT部门的重度参加,系统的上线周期相对会比较长。当业务部门需要一套系统疾速支撑业务推进的时候,公有云将会是最高效的选择。

CIO选择企业文档治理产品的步骤和提议

在企业未来真正评估这类产品的时候,我们倡议企业决策者依照以下步骤进行逐步的筛选和判定:

1. 从管理层、业务层、员工侧完整收集需求进行整理

2. 根据需求以及上文对于中心功能的论述对潜在产品选项进行匹配评估

3. 对潜在产品在上文中提到的关键技术从厂商处征集信息,进行论证

4. 组织1-2个业务部门进行产品试用,提供用户使用反馈

5. 根据企业的需求、IT能力和未来产品定位综合评估最佳部署模式

6. 终极综合选择最优产品

互联网时代,企业面临最大的挑衅便是如何应对变化越来越快的市场和竞争。而IT部门也越来越从从前的企业帮助支撑的角色变成追随企业战略的牵引者的角色。在选择适应未来的IT系统时,同时要斟酌企业管理的需求以及员工和业务部门对于效率和易用性的需求,本文便是站在面向未来的角度为企业在选择文件存储,管理及共享解决计划时提供尽可能客观,专业,全面的评估和决策支持,希望能对企业有所帮助。




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